Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Een verklaring omtrent gedrag (VOG) is een document van het ministerie van Justitie en Veiligheid waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijvoorbeeld het werken met minderjarigen bij een vereniging. Een VOG staat ook wel bekend als een ‘bewijs van goed gedrag’.

Vrijwilligers verplichten om een VOG te tonen is één van de maatregelen die je als bestuur kun nemen om de kans op grensoverschrijdend gedrag binnen de vereniging te verkleinen. Het vermindert het risico dat personen die in het verleden in de fout zijn gegaan een functie bij jouw vereniging kunnen uitoefenen en daar opnieuw in de fout gaan.

KHSN adviseert verenigingen om in elk geval voor alle functionarissen (bestuur- en commissieleden, trainers/coaches) een VOG aan te vragen.

Het biedt geen keiharde garantie dat je grensoverschrijdend gedrag buiten de deur houdt, maar door een VOG verplicht te stellen verklein je wel de kans dat het mis gaat. Bovendien laat je zien dat je de sociale veiligheid van je leden, vrijwilligers en bezoekers serieus neemt. Het is verstandig deze vraag tenminste iedere drie jaar te herhalen.

Stap 1: Aanvragen van een gratis VOG voor vrijwilligers

Om te voorkomen dat iedere handboogvereniging zich individueel aanmeldt voor eHerkenning, kan de vereniging een verzoek indienen bij de KHSN via marinavanzon@handboogsport.nl, waarin de volgende gegevens moeten zijn vermeld van de betreffende vrijwilligers:

bondsnummer
achternaam en voorletters
emailadres
functie van de vrijwilliger binnen de vereniging
contactpersoon van het verenigingsbestuur m.v.v. e mailadres en telefoonnummer

Uw aanvraag zal z.s.m. door het bondsbureau worden verwerkt. De aanvrager (bestuur en/of secretariaat van de vereniging) ontvangt hiervan een bevestiging. De vrijwilliger waarvoor de online aanvraag wordt ingediend, ontvangt een mail met korte toelichting, waarin staat vermeld dat er een VOG voor hem/haar is aangevraagd. Hij/zij dient de gratis aanvraag zelf af te ronden middels zijn/haar DigiD.

Stap 2: Laat vrijwilligers de aanvraag afmaken

Degene die gescreend moet worden, krijgt een link om de rest van de gegevens in te vullen, logt in met DigiD en geeft akkoord.

Let op: de vrijwilliger kan er voor kiezen om de VOG per post te ontvangen of digitaal, zie hiervoor dit handige schema. Meer informatie over het digitaal aanvragen van een VOG vind je hier.

Stap 3: Laat vrijwilligers de VOG tonen op de vereniging

Een vrijwilliger ontvangt daarna zijn VOG per post op zijn eigen adres, of digitaal (via de berichtenbox van MijnOverheid). Na ontvangst van de VOG dient men deze verklaring te laten inzien door de vereniging (bij het bestuur of secretariaat).

Let op: hoe je de echtheid van een fysiek exemplaar van een VOG kan checken, vind je hier. En hoe je die van een digitaal exemplaar kan controleren, vind je hier.

Tot slot: je mag de VOG van de persoon niet houden en/of een kopie van maken, dus zorg ervoor dat je de VOG na inzage weer teruggeeft aan de vrijwilliger of vernietigt (in het geval van de controle van een fysiek document) of dat je de digitale versie weggooit).

Stap 4: registreer de VOG-check in OnzeRelaties

Als vereniging is het belangrijk om bij te houden of iemand die zich inzet voor de vereniging een VOG heeft. Voor verenigingen is het niet nodig om de VOG’s van vrijwilligers te bewaren en volgens de AVG is het zelfs niet toegestaan. Maar het is wel belangrijk als vereniging om bij te houden of iemand een geldige VOG heeft.

Om dit gemakkelijker te maken is de registratie hiervan nu opgenomen in OnzeRelaties. U vindt een extra tabblad VOG bij ieder lid. U klikt op het potloodje en kunt de onderstaande gegevens invullen.

De vereniging controleert de VOG op echtheid en vult de volgende gegevens in OnzeRelaties in:

VOG: datum van afgifte,
VOG: vervaldatum (deze wordt automatisch ingevuld 3 jaar na afgifte)
Er is een notitieveld VOG waar men kan noteren wanneer en door wie de VOG is gecontroleerd en eventueel de reden voor de aanvraag (bestuurder, trainer etc.)

Wanneer een VOG is verlopen, en het tijd is om deze opnieuw aan te vragen, ontvangt de vereniging hiervan een melding.

Stap 5: Hou deze basiseis ieder seizoen up-to-date

Vaak weet je aan het eind van het seizoen wel (1) wie je nieuwe bestuursleden, trainers en andere vrijwilligers zijn waarvan je hun VOG wil inzien en (2) wie de vrijwilligers zijn waarbij het langer dan 3 jaar geleden is dat de VOG is aangevraagd en door de vereniging is ingezien. Zorg dat iemand namens de vereniging voor beide groepen voor aanvang van het nieuwe seizoen hun VOG heeft ingezien zodat je met een gerust hart aan de slag kunt gaan.

Terug naar Procedures