Case Management Systeem Sport (CMSS)

Als je bij ons een melding doet van een integriteitsschending in de sport dan verwerken we jouw persoonsgegevens met jouw toestemming in een digitaal registratiesysteem (het Case Management Systeem Sport of kortweg “CMSS”). Sportbonden en Centrum Veilige Sport Nederland van NOC*NSF maken samen gebruik van dit registratiesysteem. Op de website van Centrum Veilige Sport Nederland (Case Management Systeem Sport CMSS- Centrum Veilige Sport Nederland) kan je meer informatie vinden over CMSS en kan je zien welke sportbonden hiervan gebruik maken.

NOC*NSF en de sportbonden zijn voor CMSS ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat NOC*NSF en de

sportbonden samen beslissen welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS, voor welk doel en op welke manier. We hebben afgesproken dat we CMSS gebruiken voor de volgende doeleinden:

• We gebruiken CMSS zodat jij je als melder kan uitspreken door het doen van een melding, om met jou te kunnen communiceren over de gemaakte melding en om opvolging te kunnen geven aan de melding;
• Daarnaast gebruiken we CMSS zodat we zoveel mogelijk op dezelfde wijze in een veilige omgeving registreren. Het bevordert de kwaliteit van de administratie; 
• Tot slot biedt CMSS de mogelijkheid om beter samen te werken in de sport.

Als je melding bij ons doet, dan zijn wij zelf verantwoordelijk voor jouw gegevensverwerking in CMSS. Jouw melding komt in een apart dossier in CMSS, is afgescheiden van andere dossiers en alleen toegankelijk voor ons. Wij delen jouw persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te delen.

Persoonsgegevens die wij in CMSS verwerken, worden niet doorgegeven buiten de EU of aan een

internationale organisatie.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS?

Indien je (niet anoniem) een melding doet, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens van jou ontvangen:

• NAW-gegevens, e-mailadres en/of telefoonnummer;
• persoonsgegevens die je zelf (als onderdeel van de melding) meedeelt in de communicatie met ons.

Afhankelijk van de inhoud van de melding kan je worden geïnformeerd over jouw rechten, mogelijke vervolgacties of doorverwezen worden naar een andere instantie.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is om de belangen van jou of derden te behartigen. In CMSS hanteren we de volgende bewaartermijnen:

• Voor adviesdossiers (er heeft geen doorverwijzing plaatsgevonden, je hebt alleen om advies gevraagd) geldt dat we het dossier nog maximaal 6 maanden bewaren. 
• Indien doorverwijzing en opvolging heeft plaatsgevonden: na afsluiten van het meldtraject bewaren het melddossier nog 2 jaar.

Als je via de e-mail of telefoon met ons communiceert over een melding dan bewaren wij de e-mails en telefonische berichten niet langer dan noodzakelijk. Direct na verwerking van deze contactmomenten in CMSS verwijderen wij de berichten.

Je kunt bij ons een verzoek indienen om je persoonsgegevens eerder te laten verwijderen uit jouw dossier.

Beveiliging

Het registratiesysteem (CMSS) bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het

persoonsgegevens bevat die niet zomaar op te vragen of in te zien zijn door anderen. Daar gaan we zorgvuldig mee om. We hebben alle noodzakelijke organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Medewerkers hebben alleen toegang tot het registratiesysteem als dit noodzakelijk is voor de

uitvoering van hun werkzaamheden. Bovendien heeft iedere medewerker met toegang een

geheimhoudingsplicht. Ook werken we met ‘twostep verificatie’ en dienen onze wachtwoorden

periodiek gewijzigd te worden.

Rechten

Op grond van de wet heb je verschillende rechten. Je hebt het recht om een verzoek te doen de

persoonsgegevens in te zien die in CMSS worden verwerkt en het recht om een verzoek te doen jouw gegevens te laten wijzigen of verwijderen. Daarnaast heb je het recht om een verzoek te doen op beperking van de verwerking van jouw gegevens en het recht om een verzoek te doen op overdracht van de persoonsgegevens die wij van je hebben.

Ook heb je te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de

verwerking van jouw persoonsgegevens dan staken.

Als je gebruik wilt maken van één van jouw rechten neem dan contact met ons op via info@handboogsport.nl.

Beantwoordingstermijn

Wij zullen jouw verzoek in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van jouw verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt.

Naast bovenstaande rechten staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit

Persoonsgegevens. De contactgegevens van de autoriteit staan op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs om jouw identiteit te kunnen vaststellen.

Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt.